#1: Tren Pendaftaran

Mengkategorikan pendaftaran berdasarkan tipe tiket memungkinkan Anda lebih rinci dengan data yang Anda kumpulkan. Ini memberikan Anda wawasan tentang tipe tiket (dan titik harga) yang paling menarik bagi peserta Anda. Apakah sebagian besar peserta Anda membeli tiket early bird atau mereka menunggu hingga hari terakhir untuk membelinya? Apakah ada peningkatan penjualan tiket grup tahun ini? Apakah peserta tertarik mendaftar untuk tiket VIP?

Dengan data ini, Anda dapat lebih tertarget dengan penawaran tiket Anda dan merencanakan acara mendatang dengan lebih baik. Selain itu, membantu Anda memahami arus pendapatan acara Anda.

Anda dapat menggunakan spreadsheet dan aplikasi grafik (seperti Microsoft Excel) untuk menarik angka pendaftaran dan memplotnya terhadap tonggak sejarah. Misalnya, Anda dapat membuat grafik pendaftaran terhadap hari pertama tiket early bird tersedia atau antara hari pertama dan terakhir tiket promosi yang tersedia.

Untuk membuat semuanya lebih mudah, Anda dapat menggunakan integrasi Infusionsoft Event Espresso untuk secara otomatis mengambil data peserta, melacak pendaftaran, dan menerima pembayaran.

#2: Persentase Konversi Keikutsertaan dalam RSVP

Setelah peserta Anda RSVP untuk undangan acara Anda, Anda harus memastikan bahwa mereka menghadiri acara tersebut.

Untuk alasan ini, Anda perlu menyiapkan email dan pesan follow-up yang berbeda untuk dikirim antara saat undangan Anda dikirimkan dan hari acara berlangsung. Hal ini akan meningkatkan jumlah RSVP yang benar-benar menghadiri acara Anda.

Anda dapat melakukan tindak lanjut dengan calon peserta dengan:

• Mengirim pesan di halaman media sosial acara Anda.
• Mengirimkan pengingat melalui email langsung ke kotak masuk mereka.
• Mengirimkan notifikasi push dari aplikasi acara Anda.

Menurut para profesional acara, Anda bisa mengirimkan lima email sebelum prospek kehilangan minat pada acara Anda dan rasio RSVP ke kehadiran tetap konstan. Juga ide bagus untuk melacak:

• Tingkat Penurunan RSVP. Prospek yang RSVP ke acara Anda tetapi tidak hadir. Lakukan follow-up dengan orang-orang ini dan coba pahami mengapa mereka tidak hadir.
• Tingkat Pengungkitan Email. Gunakan alat seperti Yesware untuk melihat berapa banyak prospek yang membuka email Anda. Anda juga dapat melakukan uji A/B split pada konten email Anda (call to actions, verbiage, subject lines, dll...) untuk melihat apakah hal itu memiliki dampak positif pada tingkat pembukaan vs. rasio RSVP.

Tergantung pada apa yang acara Anda bicarakan, Anda juga dapat mengatur kontes media sosial untuk menghasilkan keterlibatan peserta sebelum acara Anda. Anda dapat menggunakan fitur daftar pengecekan acara yang terdapat pada Event Espresso untuk menghasilkan daftar peserta dan melakukan pengecekan bagi mereka yang hadir ke acara.

#3: Biaya per Peserta/Pelanggan/Penjualan

Apakah Anda menyelenggarakan acara untuk meningkatkan kesadaran merek, mengumpulkan pelanggan untuk berjejaring, atau mendapatkan lebih banyak pelanggan, menentukan biaya per peserta/pelanggan/penjualan Anda penting. Ini membantu memastikan Anda tidak melebihi anggaran dan memberi tahu apakah pemasaran acara efektif secara biaya untuk perusahaan Anda.

Untuk menghitung biaya per peserta acara Anda, misalnya, Anda akan mencari tahu berapa banyak yang dihabiskan untuk setiap peserta dan berapa banyak pendapatan yang diperoleh karena acara tersebut. Ini bisa menjadi pendapatan yang dihasilkan pada hari acara (seperti dengan menjual tiket acara) atau pendapatan masa depan (dengan mengonversi peserta menjadi pelanggan) tergantung pada tujuan acara Anda.

ROI acara Anda mengukur pengembalian investasi awal Anda berdasarkan berapa banyak biaya tersebut. Jika Anda berencana menghasilkan keuntungan dari penjualan tiket acara, menghitung ROI acara tersebut cukup jelas:

ROI = [(Total Pendapatan Penjualan Tiket – Total Biaya Acara) / Total Biaya Acara] * 100

Namun, jika tujuan Anda adalah meningkatkan kesadaran merek maka Anda ingin merinci berbagai cara yang dapat Anda gunakan untuk mengukur hasil. Misalnya, tujuan acara Anda bisa:

• Mendapatkan 1.000 orang yang menghadiri acara.
• Mendapatkan 500 pengikut media sosial.
• Mendapatkan 5 kutipan pers.

Jika Anda berada di bawah anggaran yang ditentukan, Anda memiliki kesempatan untuk memberikan lebih banyak nilai kepada peserta. Di sisi lain, jika Anda telah melampaui ambang batas maksimal, Anda akan tahu bahwa Anda perlu mengurangi pengeluaran pemasaran acara.

Event Espresso memberi Anda kontrol penuh atas data Anda yang dapat Anda gunakan untuk menentukan ROI acara Anda. Anda dapat mengimpor sejumlah parameter yang berguna (seperti jumlah transaksi, check-in, metode pembayaran, jumlah registrasi dalam transaksi, dll…) langsung ke Excel atau format CSV.

#4: Skor Promotor Bersih (NPS)

Skor promotor bersih populer di tim pimpinan dan sangat mudah diukur. Ini adalah indikator kunci seberapa berharganya acara Anda bagi peserta.

Cara termudah untuk mendapatkan NPS acara Anda adalah dengan menanyakan kepada peserta Anda: Dalam skala 1 hingga 10, seberapa mungkin mereka merekomendasikan [acara/perusahaan] kepada seorang teman atau rekan?

Setelah Anda mendapatkan hasilnya, klasifikasikan berdasarkan respons mereka:

• Pengkritik. Di kisaran 0 hingga 6; tidak mungkin mereka akan menceritakan acara Anda kepada orang lain.
• Netral. Di kisaran 7 hingga 8; meskipun mereka menikmati acara Anda, mereka mungkin tidak akan membagikan informasi tersebut kepada rekan-rekan mereka.
• Pendukung. Di kisaran 9 hingga 10; mereka termotivasi untuk memberitahu orang lain tentang acara Anda.

Terakhir, kurangkan persentase pengkritik dari persentase pendukung. Atau, Anda dapat menggunakan rumus di bawah ini atau menggunakan kalkulator NPS:

NPS = [(Jumlah Pendukung – Jumlah Pengkritik) / (Total Responden)] * 100

Mari kita melalui contoh singkat:

Anda menerima 250 tanggapan atas pertanyaan survei Anda yang antara lain:

• 35 tanggapan berada dalam rentang 0 hingga 6. (Detraktor)
• 55 tanggapan berada dalam rentang 7 hingga 8. (Pasif)
• 160 tanggapan berada dalam rentang 9 hingga 10. (Promotor)

(160 - 35) / (250) * 100 = 50

NPS adalah 50.

Secara umum, NPS > 0 berarti bahwa kebanyakan peserta acara menemukan acara Anda bermanfaat dan akan merekomendasikannya kepada rekan-rekan mereka. NPS > 50 berarti bahwa acara Anda sangat baik. Ingatlah bahwa NPS Anda juga bisa memiliki nilai negatif yaitu berkisar dari -100 hingga 100.

Dengan integrasi Event Espresso's MailChimp Anda dapat secara otomatis membuat daftar email peserta acara, mengirimkan pertanyaan NPS Anda dan mulai mengumpulkan data segera.

#5: Tanggapan Survei Pasca-acara

Survei pasca-acara memberi Anda kesempatan untuk follow-up dengan peserta setelah acara untuk mengevaluasi pendapat peserta dan merencanakan acara mendatang. Meskipun Net Promoter Score (NPS) didasarkan pada tanggapan terhadap satu pertanyaan, Anda memiliki fleksibilitas untuk bertanya apa pun yang Anda inginkan dalam survei.

Pastikan untuk melihat panduan kami tentang Cara Menggunakan Survei untuk Merencanakan Acara Lebih Baik untuk mempelajari bagaimana Anda dapat membuat survei yang efektif dan mendapatkan beberapa ide tentang pertanyaan survei.

Lebih lanjut, tingkat penyelesaian survei Anda dapat memberi Anda gambaran tentang seberapa berdampaknya acara Anda. Tingkat penyelesaian survei yang tinggi dengan tanggapan positif menunjukkan bahwa acara Anda kemungkinan meninggalkan kesan yang berkesan bagi peserta.

Integrasi Event Espresso's MailChimp memungkinkan Anda mendaftarkan peserta secara otomatis ke daftar email yang dipilih. Manfaatnya adalah Anda dapat mengirimkan survei pasca-acara ke semua peserta Anda tanpa harus secara manual membuat daftar email Anda.

Inti

Melacak metrik acara membantu Anda mencapai kesuksesan acara dan membenarkan strategi acara Anda kepada tim pimpinan.

Apakah tujuan Anda meningkatkan pendapatan atau meningkatkan kesadaran merek, mengukur dan memonitor metrik acara yang kami bahas dalam artikel ini akan memberi Anda titik awal yang kokoh untuk mendefinisikan apa yang kesuksesan acara berarti bagi bisnis Anda.

Mana dari metrik-metrik ini yang Anda lacak untuk acara perusahaan Anda? Beritahu kami dengan mengirimkan email kepada kami!