#1: Tendencias de Registro

Clasificar el registro por tipo de billete le permite ser más granuloso con los datos que recopila. Te da una visión de qué tipos de tickets  (y los puntos de precio) fueron los más atractivos para tus asistentes. ¿La mayoría de sus asistentes compraron entradas para aves tempranas o esperaron hasta el último día para que salieran a la venta? ¿Hubo un aumento en ticket grupal ventas este año? ¿Los asistentes estaban interesados en registrarse en los boletos VIP?

Con estos datos usted puede estar más enfocado con sus ofertas de entradas y planificar mejores eventos futuros. Además de esto, te ayuda a entender el flujo de ingresos de tu evento.

Puede utilizar una hoja de cálculo y una aplicación gráfica (como Microsoft Excel) para obtener números de registro y trazarlos contra hitos. Por ejemplo, pudiste grabar los registros del primer día de los boletos de aves tempranas o entre el primer y último día boletos promocionales estaban disponibles.

Para facilitar aún más las cosas, puedes usar Event Espresso integración Infusionsoft para capturar automáticamente los datos de los asistentes seguir registros y aceptar pagos.

#2: RSVP al porcentaje de tasa de conversión atendido

Una vez que sus asistentes RSVP a la invitación a su evento, usted debe asegurarse de que ellos asistan al evento.

Por esta razón, usted necesita tener diferentes correos electrónicos de seguimiento y mensajes preparados para salir entre el momento en que su invitación fue entregada y el día del evento. Esto aumenta el número de RSVPs que en realidad terminarán con asistiendo a tu evento.

Usted puede seguir con los posibles asistentes por:

• Publicar mensajes en las páginas de las redes sociales de tu evento.
• Enviándoles recordatorios por correo electrónico directamente a su bandeja de entrada.
• Enviando notificaciones push desde tu aplicación de evento.

Según los profesionales del evento, usted puede enviar cinco correos electrónicos antes de que los potenciales no se interesen por su evento y el RSVP a la relación de asistencia permanece constante. También es una buena idea llevar un seguimiento:

• Tasa de abandono de RSVP. Prospectos que RSVP'ed a su evento pero no atendió. Seguimiento con estas personas y tratar de entender por qué no atendieron.
• Tasa de correo electrónico abierta . Usa una herramienta como Síware para ver cuántos clientes potenciales están abriendo tus correos electrónicos. También puede dividir A/B probar el contenido de sus correos electrónicos (llamar a acciones, verbiage, líneas temáticas, etc…) para ver si tiene un impacto positivo en el abierto vs. Tasa RSVP.

Dependiendo de lo que sea su evento, usted también podría establecer concursos en las redes sociales para generar el compromiso de los asistentes antes de su evento. Puede utilizar la función de check-in de eventos para generar una lista de asistentes y registrarse aquellos que participaron en el evento.

#3: Coste por asistente/Cliente/Venta

Ya sea que esté organizando un evento para aumentar la sensibilidad de la marca, reunir a los clientes para trabajar en red o ganar más clientes, determinar su costo por asistente/cliente/venta es importante. Ayuda a asegurarse de que no exceda su presupuesto y le permite saber si la comercialización de eventos es rentable para su empresa.

Para calcular el costo de su evento por asistente, por ejemplo, averiguaría cuánto se gastó en cada uno de los asistentes y cuántos ingresos se obtuvieron debido al evento. Esto podría ser generado en el día del evento (por ejemplo, mediante la venta de entradas para eventos) o ingresos futuros (convirtiendo a los asistentes en clientes) dependiendo del objetivo de su evento.

El ROI de su evento mide la rentabilidad de su inversión inicial en función de cuánto coste. Si planeas obtener generar ganancias a partir de las ventas de entradas, calcular la ROI del evento es bastante directo:

ROI = [(Ingresos totales de Venta de Entradas – Costo total del Evento) / Costo total del Evento] * 100

Sin embargo, si tu objetivo es aumentar la conciencia de la marca, entonces te gustaría describir las diferentes maneras en que puedes medir los resultados. Por ejemplo, el objetivo de tu evento podría ser:

• Consigue 1.000 personas para asistir al evento.
• Obtén 500 seguidores de las redes sociales.
• 5 menciones de prensa seguras.

En caso de que usted esté bajo el presupuesto especificado, usted tiene la oportunidad de entregar más valor a los asistentes. Por otra parte, si ha cruzado el umbral máximo, sabrá que necesita reducir los gastos de marketing de eventos.

Event Espresso le da control completo de sus datos que puede utilizar para determinar la ROI de su evento. Puede importar un número de parámetros útiles (como cantidad de transacciones, check-ins, método de pago, cuenta de registros en transacción, etc…) directamente en formato Excel o CSV.

#4: Puntuación de promotor neto (NPS)

El puntaje del promotor neto es popular entre los equipos de liderazgo y es increíblemente fácil de medir. Es un indicador clave de lo valioso que fue su evento para los asistentes.

La forma más sencilla de obtener el NPS de tu evento es preguntando a tus asistentes: En una escala de 1 a 10, ¿Qué posibilidades tienen de recomendar el [evento/empresa] a un amigo o compañía?

Una vez que hayas obtenido los resultados, clasificarlos según sus respuestas:

• Detractores. En el rango de 0 a 6; es poco probable que le cuenten a otros sobre su evento.
• Pasivos. En el rango de 7 a 8; aunque disfrutaron de su evento, probablemente no lo compartirán con sus pares.
• Promotores. En el rango de 9 a 10; están motivados para contarles a otros sobre su evento.

Por último, restar el porcentaje de perdedores al porcentaje o a los promotores. Alternativamente, puedes usar la fórmula dada a continuación o usar una calculadora NPS:

NPS = [(Número de Promotores - Número de Detractores) / (Número total de Respuestas)] * 100

Pasemos a través de un ejemplo rápido:

Has recibido 250 respuestas a tu pregunta de encuesta:

• 35 respuestas fueron en el rango de 0 a 6. (Detractores)
• 55 respuestas fueron de 7 a 8 rangos. (Pasivos)
• 160 respuestas fueron del rango de 9 a 10. (Promotores)

(160 – 35) / (250) * 100 = 50

El NPS es 50.

Generalmente, un NPS > 0 significa que la mayoría de los asistentes encontraron que su evento es útil y lo recomendaría a sus pares. Un NPS > 50 significa que tu evento fue excelente. Ten en cuenta que tu NPS también puede ser un valor negativo, es decir, que varía de -100 a 100.

Con la integración de Event Espresso con MailChimp puede construir automáticamente una lista de correos electrónicos de asistentes, enviar su pregunta de NPS y comenzar a recopilar datos de inmediato.

#5: Respuestas de encuesta post-evento

Las encuestas post-evento le brindan la oportunidad de realizar un seguimiento con los asistentes después del evento para evaluar los sentimientos de los asistentes y planificar eventos futuros. Mientras que la puntuación neta del promotor (NPS) se basa en respuestas a una sola pregunta, tiene la flexibilidad de preguntar todo lo que quiera en una encuesta.

Asegúrate de revisar nuestra guía sobre Cómo usar encuestas para planear mejores eventos para aprender cómo puedes crear encuestas efectivas y obtener algunas ideas sobre preguntas de encuestas.

Lo que es más importante es que su tasa de realización de encuestas puede darle una idea de lo impactante que fue su evento. Un alto índice de realización de encuestas con respuestas positivas indica que su evento probablemente causó una impresión duradera en los asistentes.

Event Espresso MailChimp integration le permite registrar automáticamente los asistentes a una lista de correo seleccionada. La ventaja aquí es que puedes enviar encuestas post-evento a todos tus asistentes sin tener que crear manualmente tu lista de correos.

El Takeaway

El seguimiento de las métricas de los eventos le ayuda a lograr el éxito del evento y justifica su estrategia para el equipo de liderazgo.

Si su objetivo es maximizar los ingresos o aumentar el reconocimiento de la marca, la medición y el seguimiento de las métricas de los eventos que cubrimos en este artículo le darán un sólido punto de partida para definir qué significa el éxito del evento para su negocio.

¿Cuál de estas métricas rastrea para los eventos de su empresa? Háganos saber por enviándonos un correo electrónico!